Estratégias Inteligentes para reduzir perdas e melhorar a gestão de estoque na farmácia

A gestão de estoque ainda é uma das áreas mais desafiadoras para os gestores de farmácia. Por trás de prateleiras bem organizadas, há um universo de decisões estratégicas que envolvem previsão de demanda, controle de validade, rotatividade de produtos e equilíbrio entre excesso e escassez. No entanto, muitas farmácias ainda operam com processos manuais, falta de integração entre setores e pouca análise de dados, aumentando o risco de perdas, seja por vencimento, quebra, furtos ou erros operacionais. Neste blog, vamos explorar formas modernas, eficientes e acessíveis de reduzir perdas e melhorar a gestão de estoque com foco na realidade de quem vive o balcão todos os dias.

O primeiro passo para qualquer transformação é o diagnóstico. Muitos gestores sabem que estão perdendo dinheiro com estoque, mas não sabem exatamente quanto, nem onde. Por isso, é essencial mapear as perdas dos últimos meses, registrando cada ocorrência com motivo e valor estimado. Identificar os produtos que mais geram prejuízo sejam medicamentos que vencem com frequência, cosméticos que quebram no transporte ou itens que saem do sistema sem justificativa permite uma priorização clara das ações. Isso não precisa ser feito com tecnologia de ponta: uma planilha bem organizada já consegue revelar padrões e apontar caminhos. A partir disso, a gestão de estoque deixa de ser reativa e passa a ser estratégica.

Outro pilar fundamental é compreender o comportamento dos produtos por meio da análise da curva ABC. A ideia é simples, mas poderosa: classificar os produtos com base no impacto que eles geram no faturamento. Os itens da classe A são poucos, mas representam a maior parte da receita; os da classe B têm impacto médio; e os da classe C, apesar de numerosos, geram pouca movimentação. Essa categorização permite que o gestor dê mais atenção aos itens que realmente movem o negócio. Produtos da classe C, por exemplo, não precisam de abundância em estoque. Ferramentas básicas de Business Intelligence ou relatórios do próprio sistema ERP já ajudam a montar essa análise de forma rápida e visual.

Com a análise em mãos, entra em cena o controle inteligente de estoque mínimo e máximo. Muitos gestores ainda definem essas métricas com base na intuição ou em rotinas antigas. Mas o ideal é que os níveis de estoque sejam baseados em dados históricos de venda, considerando fatores como sazonalidade e prazos de entrega dos fornecedores. Ter essa régua bem definida evita dois grandes vilões: o excesso, que leva ao vencimento e perda de capital parado, e a ruptura, que faz o cliente ir embora sem comprar. Essa calibragem deve ser revisada periodicamente, principalmente para categorias de baixa rotatividade ou itens que sofrem com mudanças de comportamento do consumidor.

Uma estratégia eficiente que ainda é pouco aplicada no varejo farmacêutico é o inventário cíclico. Em vez de realizar apenas um inventário anual que costuma ser trabalhoso e falho a contagem frequente de pequenos grupos de produtos permite correções rápidas e reduz o impacto de desvios. Inventários cíclicos semanais ou quinzenais podem ser aplicados em categorias específicas, como produtos de alto valor ou medicamentos controlados. Isso não só garante mais precisão nos dados do sistema, como também facilita a responsabilização da equipe e reduz perdas por desorganização ou má conferência.

Falando em equipe, não se pode ignorar o papel das pessoas nesse processo. Uma gestão de estoque eficiente começa com uma equipe bem treinada, que entende a importância de registrar corretamente entradas, respeitar o sistema de validade (PEPS, Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) e armazenar os produtos adequadamente. Capacitações curtas e frequentes, como vídeos rápidos ou instruções em reuniões de abertura de turno, podem fazer toda a diferença. Criar uma cultura de responsabilidade e organização também é essencial. Quando o time entende que estoque bem cuidado é sinônimo de mais lucro e menos retrabalho, a motivação para seguir os processos aumenta.

A inovação tecnológica também pode ser uma grande aliada, mesmo em pequenas farmácias. Sistemas ERP com boas funcionalidades de controle de estoque são o ponto de partida, mas é possível ir além. Ferramentas que integram o ERP ao atendimento no WhatsApp, como o PedBot, permitem acompanhar pedidos, mapear o comportamento do cliente e criar campanhas baseadas no giro do estoque. Por exemplo, se um produto está com vencimento próximo, ele pode ser promovido automaticamente via lista de transmissão ou chatbot, com desconto personalizado para clientes da base. Essa automação torna o controle mais inteligente e gera receita com produtos que iriam para o lixo.

Por fim, vale destacar a importância de ações comerciais pensadas para girar o estoque. Produtos parados devem ser identificados rapidamente e entrar em estratégias promocionais, como combos, descontos progressivos ou brindes. Itens sazonais podem ser antecipados com campanhas temáticas, e medicamentos de baixa saída podem ser usados como isca em campanhas de cross-sell. Criar uma “zona quente” dentro da loja para esses produtos ou usar etiquetas com QR Code levando a promoções exclusivas no WhatsApp são formas criativas e simples de atrair atenção para o que está encalhado.

Em resumo, reduzir perdas e melhorar a gestão de estoque na farmácia não exige grandes investimentos, mas sim disciplina, visão estratégica e vontade de inovar. Com pequenos ajustes e ações contínuas, é possível transformar o estoque de um gargalo operacional em um verdadeiro motor de lucratividade. E a melhor parte: tudo isso está ao alcance dos gestores que conhecem bem o seu negócio e estão dispostos a fazer diferente.